Respuesta automática en Hotmail y Outlook: cómo activarla paso a paso

Para poner una respuesta automática en Hotmail (Outlook.com), entra en outlook.com, abre Configuración › Cuentas › Respuestas automáticas, activa el interruptor, escribe tu mensaje y guarda. Si eliges fechas de inicio y fin, se apaga sola. En Outlook para Windows, Mac y el móvil los pasos cambian: elige tu versión y te muestro los tuyos.

Elegir mi versión de Outlook Ver plantillas para copiar

¿Qué Outlook usas?

Microsoft tiene varias versiones de Outlook y la opción está en un sitio distinto en cada una. Elige la tuya y te llevo a sus pasos.

Cómo saber qué Outlook tienes

Si ves esto…Usas…
Abres el correo en el navegador, en outlook.com o outlook.live.comOutlook.com (Hotmail)
Un programa de Windows sin menú Archivo, con la pestaña Ver arribaNuevo Outlook para Windows
Un programa de Windows con el menú Archivo arriba a la izquierdaOutlook clásico
Un Mac con el menú Herramientas en la barra superiorOutlook para Mac
La app azul de Outlook en el teléfonoApp de Outlook

Tu dirección puede ser @hotmail.com, @outlook.com o @live.com: las tres son cuentas de Outlook.com y funcionan igual.

Cómo activar la respuesta automática, versión por versión

Hotmail y Outlook.com en el navegador

Configuración › Cuentas › Respuestas automáticas
  1. Entra en outlook.com con tu cuenta de Hotmail, Outlook o Live.
  2. Pulsa la rueda dentada (Configuración) arriba a la derecha.
  3. Ve a Cuentas › Respuestas automáticas. En algunas cuentas aparece como Correo › Respuestas automáticas.
  4. Activa el interruptor Activar respuestas automáticas.
  5. Si quieres que se apague sola, marca Enviar respuestas solo durante un período de tiempo y elige la fecha y hora de inicio y fin.
  6. Escribe tu mensaje. Si solo quieres que lo reciban las personas de tu lista de contactos, marca Enviar respuestas solo a contactos.
  7. Pulsa Guardar.

Con el período de tiempo activado también puedes bloquear tu calendario, rechazar automáticamente invitaciones nuevas y cancelar las reuniones de esos días.

Nuevo Outlook para Windows

Ver › Ver configuración › Cuentas › Respuestas automáticas
  1. En la pestaña Ver, pulsa Ver configuración.
  2. Ve a Cuentas › Respuestas automáticas.
  3. Activa el interruptor Activar respuestas automáticas.
  4. Si quieres, elige un período de tiempo para que se desactive sola.
  5. Escribe tu mensaje y pulsa Guardar.

El nuevo Outlook funciona igual que Outlook.com: si ya lo has configurado en el navegador, aquí verás el mismo mensaje.

Outlook clásico para Windows

Archivo › Respuestas automáticas
  1. Pulsa Archivo › Respuestas automáticas.
  2. Marca Enviar respuestas automáticas.
  3. Si quieres que se apague sola, marca Enviar solo durante este intervalo de tiempo y elige inicio y fin.
  4. Escribe el mensaje en Dentro de mi organización y, si quieres responder también a clientes y proveedores, en Fuera de mi organización.
  5. Pulsa Aceptar.

Mientras esté activa, verás un aviso bajo la cinta de opciones con un botón para desactivarla.

¿No ves "Respuestas automáticas" en Archivo?

Tu cuenta es POP o IMAP (Gmail, Yahoo o el correo de tu hosting), que no admite esta función. La solución es una regla que responde con una plantilla:

  1. Crea un correo nuevo y escribe el asunto y el texto de tu respuesta.
  2. Pulsa Archivo › Guardar como y elige el tipo Plantilla de Outlook (*.oft).
  3. Ve a Inicio › Reglas › Administrar reglas y alertas › Nueva regla.
  4. Elige Aplicar regla a los mensajes que reciba y continúa sin marcar condiciones si quieres responder a todo.
  5. En las acciones, marca responder usando una plantilla específica y elige tu plantilla (busca en "Plantillas de usuario en el sistema de archivos").
  6. Ponle un nombre, como "Fuera de la oficina", y pulsa Finalizar.

Dos límites: Outlook tiene que estar abierto para que la regla responda, y solo contesta una vez a cada remitente por sesión. Al reiniciar Outlook, la lista se borra. Si puedes, es mejor activar la respuesta automática en el webmail de tu proveedor.

Outlook para Mac

Herramientas › Respuestas automáticas
  1. En la barra de menús, pulsa Herramientas › Respuestas automáticas.
  2. Elige la cuenta en el desplegable.
  3. Activa Enviar respuestas automáticas.
  4. Escribe tu mensaje y, si quieres, una fecha de fin para que se apague sola.
  5. Cierra la ventana para guardar.

Funciona con cuentas de Outlook.com, Hotmail, Microsoft 365 y Exchange. Con cuentas de Gmail o Yahoo añadidas a Outlook para Mac no está disponible: actívala en el propio Gmail o Yahoo.

App de Outlook en Android y iPhone

Configuración › tu cuenta › Respuestas automáticas
  1. Abre la app de Outlook y entra en Configuración (desde tu foto de perfil).
  2. Toca tu cuenta.
  3. Toca Respuestas automáticas y activa el interruptor.
  4. Si quieres, activa Responder durante un período de tiempo y elige inicio y fin.
  5. Escribe tu mensaje y guarda con la marca de verificación de arriba a la derecha.

Disponible para cuentas de Outlook.com, Hotmail, Microsoft 365 y Exchange. En cuentas profesionales puedes poner mensajes distintos para tu organización y para quien escribe desde fuera.

Cómo desactivar la respuesta automática

Si pusiste fechas de inicio y fin, se apaga sola. Si no, sigue activa hasta que la desactives:

VersiónCómo desactivarla
Outlook.com y nuevo OutlookVuelve a Respuestas automáticas y apaga el interruptor. Guarda.
Outlook clásicoPulsa Desactivar en el aviso bajo la cinta, o Archivo › Respuestas automáticas › No enviar respuestas automáticas.
Regla con plantillaInicio › Reglas › Administrar reglas y alertas, y desmarca la regla.
MacHerramientas › Respuestas automáticas y desactiva la opción.
App del móvilConfiguración › tu cuenta › Respuestas automáticas y apaga el interruptor.

6 plantillas de respuesta automática para copiar

Cambia lo que va entre corchetes y pégala en Outlook. Un buen mensaje dice cuándo vuelves, a quién escribir si es urgente y nada más: es la regla de Elementos de estilo de omitir las palabras innecesarias.

Vacaciones
Hola:

Gracias por tu mensaje. Estoy de vacaciones hasta el [fecha] y no reviso el correo.

Si es urgente, escribe a [nombre] en [email].

Te responderé a mi regreso.

Un saludo,
[Tu nombre]
Ausencia sin fecha
Hola:

Estoy fuera unos días y responderé tu mensaje lo antes posible.

Para cualquier tema urgente puedes escribir a [email] o llamar al [teléfono].

Gracias por tu paciencia,
[Tu nombre]
Fuera del horario de atención
Hola:

Hemos recibido tu mensaje fuera de nuestro horario de atención (lunes a viernes, de [hora] a [hora]).

Te responderemos el próximo día hábil. Mientras tanto, quizá encuentres la respuesta en [enlace a preguntas frecuentes].

Un saludo,
[Tu empresa]
Cambio de dirección de email
Hola:

Esta dirección dejará de usarse el [fecha].

A partir de ahora, escríbeme a [nueva dirección]. Reenvía allí tu mensaje para que no se pierda.

Gracias,
[Tu nombre]
Tienda online
¡Gracias por escribirnos!

Respondemos en menos de [24] horas hábiles. Si tu consulta es sobre un pedido, incluye el número de pedido para ir más rápido.

Puedes ver el estado de tu envío en [enlace].

El equipo de [tu tienda]
Profesional independiente
Hola:

Gracias por tu mensaje. Reviso el correo dos veces al día, a las [hora] y a las [hora], para concentrarme en los proyectos de mis clientes.

Te responderé hoy mismo. Si es urgente, llámame al [teléfono].

Un saludo,
[Tu nombre]

Por seguridad, no digas que tu casa está vacía ni des datos personales: basta con la fecha de regreso y un contacto alternativo.

Si tus clientes también te escriben por otros canales, puedes dejar avisos parecidos al automatizar WhatsApp y con los mensajes automáticos de Instagram.

Si la respuesta automática no funciona

  • No aparece la opción. Tu cuenta es POP o IMAP. En Outlook clásico usa la regla con plantilla; en Mac o el móvil, actívala en el webmail de tu proveedor.
  • Tus respuestas llegan a spam. Pasa más con direcciones gratuitas. Si escribes a clientes, un dominio propio ayuda; está explicado en cómo empezar con un autoresponder.
  • La misma persona no recibe la respuesta dos veces. Es normal: Outlook responde una sola vez a cada remitente mientras la respuesta está activa, para no llenarle la bandeja.
  • Los clientes no la reciben, pero tus compañeros sí. En cuentas de empresa, revisa que esté marcado "Fuera de mi organización" y que haya un mensaje escrito en esa pestaña.
  • Solo la reciben algunos. Comprueba si marcaste "Enviar respuestas solo a contactos".
  • Con la regla, deja de responder. Outlook tiene que estar abierto en el ordenador. Si lo cierras, la regla no se ejecuta.
  • Se apagó antes de tiempo. Revisa la fecha y la hora de fin del período.

¿Usas también Gmail? Aquí tienes cómo poner la respuesta automática en Gmail, con sus propias plantillas.

¿Necesitas algo más que un "estoy fuera"?

La respuesta automática de Hotmail y Outlook envía un único mensaje a quien te escribe. Si lo que quieres es atender a clientes o vender, necesitas otra cosa: un autoresponder, que envía una secuencia de emails programada a cada persona que se suscribe, compra o hace clic. Es la base del email marketing, y para escribir esas secuencias sigue funcionando lo que enseñó Robert Collier hace un siglo: empezar por lo que tu lector ya está pensando.

Respuesta automáticaAutoresponder
Cuándo se envíaCuando alguien te escribeCuando alguien se suscribe, compra o hace clic
Cuántos emailsUnoUna secuencia programada
Para qué sirveAvisar de que no estásVender y fidelizar
Dónde se configuraHotmail, Outlook, GmailBrevo, MailerLite, AWeber…

Hay autorespondedores gratis con plataforma en español. Si no sabes cuál elegir, el test te lo dice en un minuto. Para saber cuánto te puede devolver, prueba la calculadora del ROI en email marketing, y si prefieres que te lo dejen funcionando, mira la consultoría de email marketing.

Hacer el test gratis Ver autoresponders gratis

Preguntas frecuentes

¿Cómo pongo una respuesta automática en Hotmail?
Entra en outlook.com, pulsa la rueda dentada de Configuración y ve a Cuentas › Respuestas automáticas (en algunas cuentas, Correo › Respuestas automáticas). Activa el interruptor, escribe tu mensaje y pulsa Guardar.
¿Hotmail y Outlook son lo mismo?
Sí. Hotmail pasó a llamarse Outlook.com, y las direcciones @hotmail.com, @outlook.com y @live.com funcionan igual. Puedes configurar la respuesta automática desde outlook.com o desde cualquier app de Outlook.
¿Cómo programo la respuesta automática para unas fechas?
Al activarla, marca la opción de enviar respuestas solo durante un período de tiempo y elige la fecha y hora de inicio y fin. La respuesta se activará y se apagará sola.
¿Por qué no aparece "Respuestas automáticas" en mi Outlook?
Porque tu cuenta es POP o IMAP, como Gmail, Yahoo o el correo de tu hosting. En Outlook clásico puedes simularla con una regla que responde con una plantilla, aunque Outlook debe estar abierto. También puedes activarla en el webmail de tu proveedor.
¿Se puede poner la respuesta automática desde el celular?
Sí, con la app de Outlook para Android o iPhone: Configuración, toca tu cuenta, Respuestas automáticas y activa el interruptor. Funciona con cuentas de Outlook.com, Hotmail, Microsoft 365 y Exchange.
¿Cuántas veces recibe la respuesta una misma persona?
Una sola vez mientras la respuesta está activa, aunque te escriba varios correos. Así no le llenas la bandeja de entrada.
¿Puedo enviar un mensaje distinto a mis compañeros y a mis clientes?
Sí, en cuentas de empresa con Microsoft 365 o Exchange. Hay un mensaje para dentro de tu organización y otro para fuera, que puedes activar o dejar sin enviar.
¿Es lo mismo una respuesta automática que un autoresponder?
No. La respuesta automática envía un único mensaje cuando alguien te escribe. Un autoresponder envía una secuencia de emails programada cuando alguien se suscribe o compra, y sirve para vender y fidelizar.

Utilizamos cookies para poder entender mejor cómo se utiliza el sitio. Si continúa utilizando este sitio, acepta esta política.

Acepto

AGENDAR SESIÓN ESTRATEGICA.

ESCALA TU PROEYCTO.

AUTOMATIZA TU CRECIMIENTO

Madrid, España

289838

info@autoresponder.com.es

(+34) 665 48 10 98